Poka Yoke

Poka Yoke

Técnicas para prevenir errores y defectos 

Poka Yoke, es una metodología japonesa que suministra mecanismos a prueba de error para evitar No-Conformidades o errores humanos dentro de un proceso, permitiendo la detección y eliminación de los errores de raíz, siendo usados como herramienta de mejora continua y pueden ser implementados en cualquier área o medio. Aseguran que existan las adecuadas condiciones antes de que se lleve a cabo un determinado paso del proceso, previniendo la ocurrencia de defectos en primer lugar y donde no es posible, desarrollando la detección eliminando defectos en el proceso lo más tempranamente posible. Pueden ser eléctricos, mecánicos, de procedimiento (administrativo, financiero, compras, ventas, etc.), visuales, humanos o cualquier otra forma que prevenga una ejecución incorrecta en una etapa determinada de un proceso.

Poka Yoke es una técnica desarrollada a finales de los 50’s por el Dr. Shigeo Shingo para prevenir errores humanos que pueden ocurrir en el área de manufactura. Popularizándose hasta los años 60’s en la línea de producción de Toyota.

Sin embargo, se ha visto que sus principios y bases pueden ser aplicados en cualquier ámbito de la vida cotidiana, ya sea comercial, industrial o familiar. Esto lo podemos ver a diario, y solo por citar algunos ejemplos:

• Cuartos de baño públicos en los que en los lavamanos solo surte la cantidad estándar indispensable de agua y solución jabonosa si “el detector de proximidad” nos detecta, acción que se ejecuta para evitar que al usuario se le olvide cerrar la llave de paso del agua – jabón y se malgaste innecesariamente o se mantenga abierta desperdiciando más que la realmente indispensable. 

• Autos que no arrancan la marcha si no se tiene puesto el cinturón de seguridad, ya que no se “cierra un circuito” evitando que el usuario quede desprotegido al no abrocharse el cinturón olvidándose de proteger su vida y viole el reglamento de tránsito en muchos países. La alarma sonará si deja uno la llave puesta en la marcha y se baja uno del auto, evitando el error de olvidar la llave dentro del auto, etc.

• Computadoras con conectores de diferentes formas para evitar que el usuario conecte erróneamente cables en lugares inadecuados de la computadora y la dañen por error.

• Cajeros automáticos que no continúan ninguna operación si no sacamos nuestra tarjeta, para evitar el error de dejarla olvidada dentro del cajero mismo. Indicación de error si la introducimos con el chip en posición invertida avisando que no puede ser leída.

Un enfoque básico de esta técnica lo constituyen los juguetes educativos, los cuales nos han ido acondicionando desde nuestra primera infancia a entender Poka Yoke de detección de contacto. Como es el caso del cubo con ranuras de diferentes figuras geométricas, que solo permiten el que se introduzcan los sólidos que acompañan al cubo, solo si el infante selecciona la pieza adecuada a la forma de ranura correcta. Se complementaría la enseñanza si los bordes de las ranuras tuvieran el color correspondiente a cada pieza y cada pieza tuviese un color diferente –uso de código de color- adicional.

El nombre Poka Yoke proviene de dos kanji – carácter “han” – o sinogramas utilizados en la escritura de la lengua japonesa “Yokeru” que significa EVITAR y Poka “ERROR INADVERTIDO”.

Grupos de habla inglesa lo han traducido como “Fool-Proofing” –A prueba de tontos- debido a que inicialmente el término usado en Japón era “Baka Yoke” sin embargo, operadores japoneses lo rechazaron por considerarlo denigrante y deshonroso. 

El Dr. S. Shingo en su primera visita a USA prefirió usar el término “Error avoidance” –evitando el error-, otros términos que se emplean en países anglosajones -por lo difícil que les resulta pronunciarlo-son: “mistake proofing” o “fail-safe operation”, sin embargo cada día se impone más el uso del término Poka Yoke alrededor del mundo, al menos en el medio industrial. La diferencia esencial entre un término y el otro es ACTITUD.

“Lo más sano, es evitar herir susceptibilidades y saber alentar a todas las personas, mostrándoles el asunto como un reto de grupo para logra detectar y evitar los errores. Las personas susceptibles de cometer un error son las que pueden contribuir más a preverlo y eliminarlo, lo cual solo se logra con su participación positiva e imaginativa en trabajo conjunto una vez que conocen la técnica y sus bases”. 

El objetivo principal de Poka Yoke es lograr “cero defectos”. De hecho, es uno de los componentes del Sistema Cero Control de Calidad (ZQC) del Dr. Shigeo Shingo, cuya meta es eliminar los defectos en los productos. 

CCC = Técnicas Poka Yoke para corregir defectos + Inspección en la Fuente del Origen para prevenir los defectos.

El énfasis de este sistema es ir a la causa raíz del defecto o sea ir al origen de la fuente donde y cuando ocurre el defecto.

Poka Yoke se comenzó implementando mediante el uso de objetos simples como pequeños e ingeniosos accesorios o artefactos sencillos, mecanismos preventivos empleados para prevenir a la gente de cometer errores, aún si ellos trataban deliberadamente de cometerlos. Todos estos mecanismos se conocen en el medio industrial como “mecanismos Poka Yoke” y son empleados para detener una máquina, alertar al operador de algo que está mal, etc. 

La base es conocer el proceso, entender el problema y buscar la solución más sencilla, fundamentada en lógica simple al más bajo costo posible. Los mecanismos Poka Yoke deben contar con las siguientes características:

§ De fácil uso para cualquier persona lógica.

§ Simples de instalar.

§ Ser confiables

§ Preferentemente económicos.

§ Debe proporcionar inmediata retroalimentación, prevención o corrección y mejor aún todas juntas.

S. Shingo nos dice: "Las causas de los defectos se encuentran en errores simples, y los defectos son el resultado de no darles importancia a dichos errores. De lo cual se desprende que,…no se deben permitir que los errores se conviertan en defectos, lográndose si los errores de operatividad son descubiertos, eliminados de inmediato e informado dejando constancia. Los defectos provienen de los errores que se cometen, y ambos tienen una relación de causa-efecto. ... Sin embargo, los errores no se conviertan en defectos si la retroalimentación y la acción correctiva tiene lugar en la etapa del error mismo. Poka-Yoke trata de encontrar los errores de un solo vistazo y hacer que se evite cometerlos”.

Defectos y Errores no es lo mismo. Defectos son resultados. Errores son la causa que origina los resultados o defectos. 

Los errores humanos se originan normalmente por alguna distracción de la gente, cansancio, confusión, desmotivación, entrenamiento inadecuado, mala actitud, etc. Un buen mecanismo Poka Yoke es el que no requiere ninguna atención del operador y previene el que ocurra el posible error a pesar de que el operador haya contribuido deliberadamente a que surja el error. 

Poder interactuar con el resultado es una de las mejores características de Poka Yoke. La mejor técnica a prueba de errores es la que físicamente previene los errores o detecta cuando un error está próximo a ocurrir, con lo cual se puede bloquear los resultados indeseables en lugar de que los factores causales sean los que controlen el proceso.

Normalmente se establecen tres niveles de Poka Yoke:

1. Prevención y Control. Eliminación de derrames, fugas, pérdidas en la raíz del problema o la prevención de un error de ser cometido.

2. Detección de una pérdida o error en el momento cuando ocurre, permitiendo su corrección antes de que llegue a ser un problema serio.

3. Detección de una pérdida o error después que ha ocurrido, justo al momento antes que se convierta en un problema severo o catástrofe.

Un error ocurre cuando una acción no es llevada a cabo o se desarrolla incorrectamente, o se realiza una acción prohibida, o la información esencial para realizar una acción no está disponible o es mal interpretada. No obstante, un alto porcentaje de errores son previsibles y por lo mismo factibles de eliminar antes de que ocurran. Aun cuando existen diferentes técnicas para reducir y eliminar errores, las características de Poka Yoke hacen que esta técnica en especial sea sumamente atractiva para su uso en diferentes ámbitos. 

Una técnica a prueba de errores no debe ser onerosa. Ya que los errores son eventos que no son excesivamente frecuentes pero pueden ser de muy variados tipos que deben ser controlados. Las compañías no pueden darse el lujo de gastar grandes sumas de dinero en cada mecanismo a prueba de error. Sin embargo en ocasiones se requieren varios mecanismos a prueba de error en un área reducida. Toyota tiene en promedio 12 mecanismos a prueba de error en cada estación de trabajo y se logra gracias a que normalmente son compactos, sencillos y en ocasiones se pueden interconectar entre sí, dando magníficos resultados globales a costos razonables.

Poder interactuar con el resultado es una de las mejores características de Poka Yoke. La mejor técnica a prueba de errores es la que físicamente previene los errores o detecta cuando un error está próximo a ocurrir, con lo cual se puede bloquear los resultados indeseables en lugar de que los factores causales sean los que controlen el proceso.